(PM 과정) 프로젝트 선정하기

1. 프로젝트 선정 기준

1) 착수 프로세스

#새로운 프로젝트 시작을 공식적으로 승인하기 위해

#니즈평가, 타당성 조사, 예비 계획 후 → 공식적 착수

#조직 내부/신제품 개발 프로젝트 → 비공식적 착수 or 승인을 위한 작업 

2) 프로젝트 선정 시 의사결정 요소

#시장수요 #조직니즈 #고객요청 #기술진보 #법률적 요구사항 한 가지 이상 고려하여 승인

>> 경영진은 프로젝트 시작의 자극요인(문제, 기회, 사업니즈)을 파악 후 '어떻게 대응할 것인지' 의사결정함

#프로젝트는 수행조직의 전략적 목표와 부합되어야 한다.

 그것을 시행하기 위한 전략 계획은 프로젝트를 선정하는 의사결정 요소가 된다.

3) 프로젝트 개념 정립 단계

#프로젝트 선정과 우선순위를 정하는 것은 프로젝트 매니지먼트 프로세스의 착수 단계에서 맨 먼저 수행해야 하는 활동중 하나이다.

어떤 기업에서는 이를 프로젝트 수명주기상에서 '개념정립 단계'라고 부르기도 한다.

#모든 프로젝트는 아이디어와 개념에서 시작된다. 모든 아이디어가 다 좋은 아이디어는 아니다.

어떤 아이디어는 부적절하거나 타당성이 없는 것으로 판명되기도 하고,

또 다른 아이디어는 시간이나 기업의 자원을 투입하기에는 중요성이 떨어지는 것도 있다.

4) 프로젝트 선정 기준

#다음의 기준을 적용한 체크리스트를 작성하여 활용하자

#현실성 

- 조직의 다양한 목적들을 포함

- 프로젝트 간에 직접적인 비교를 용이하게 해주는 일반적인 평가도구

- 현재 조직이 보유하고 있는 기술, 설비, 자본, 인력, 시장(고객) 등의 수준과 그것에 관련된 위험요소 등을 파악

#역량 : 

- 내,외부 변수를 효과적으로 관리

- 위험요소와 제약사항을 신중하게 고려하여 충분히 관리할 수 있는지를 판단하여 최상의 프로젝트를 선택

#유연성

- 범위 내에서 유효한 결과를 창출, 그 결과가 조직 환경의 변화에 따라 적절히 조정되어야 함

- 다양한 변화들(법규의 변화, 기술의 발전, 조직 목적의 변화 등)이 야기된 상황에서 프로젝트 결과가 유용하게 활용될 수 있어야 함

#용이성

- 수행과정/결과가 이해되기 쉽고 다루기가 용이

- 프로젝트에서 특정한 전문적인 해석, 확보하기 어려운 데이터, 지나치게 많은 인력, 사용하기 어려운 장비 등이 요구되어서는 안 됨

- 프로젝트와 관련된 변수들은 현실적인 요소들을 통해 충분히 기대되는 결과를 산출

#비용 

- 주어진 예산 범위 안에서 많은 잠재 이익을 창출해야 함

#정보화

- 모든 정보는 표준화된 프로그램으로 쉽게 데이터 베이스화 할 수 있어야 함

- 조작하기 용이해야 함

2. 프로젝트 선정 기법

1) 프로젝트 선정 프로세스는 프로젝트 단계이다!

＊프로젝트 매니저는 프로젝트 선정 이유와 과정을 알아야 한다.

왜? 프로젝트 관리할 책임이 있기 때문이다.

만약에, PM이 선정 이유 및 과정을 모르는 경우

＊과업이 어려워짐

=>프로젝트를 기업의 전략 목표에 부합시킴, 예산은 어떻게 책정되었는지?, 제약사항 및 가정은 무엇인지?

등을 파악해야 하는 프로젝트 매니저의 과업은 더욱 어려워짐.

＊프로젝트의 가치 입증을 요구

=> 비용편익분석 등에 의해 프로젝트 가치 입증, 프로젝트 선정에 적용할 수 있는 기법

따라서, PM은 프로젝트 선정 기법의 적용 및 분석 능력 필요

프로젝트를 선정하는 의사결정 프로세스에 참여해야 함

=> 가정, 제약사항, 추진 이유 이해 가능

그래서, 기업에서는 프로젝트 선정 프로세스에 관해 정형화, 문서화해야 함

2) 프로젝트 선정 기법

#프로젝트 편익을 평가하여 경제적인 관점에서 선정하는 '경제성 분석 기법'

＊자본회수 기간법 (Payback Period)

=> 투자원금을 얼마나 빠른 시간 내에 회수할 수 있는지 평가하는 방법

＊순현가법 (NPV)

=> 프로젝트의 수입과 비용에 대한 현재가치의 차이로 계산, 순현금 유입액을 계산

＊내부수익률법 (IRR)

=> 모든 수입의 현재가치와 모든 비용의 현재가치를 동일하게 만드는 이자율

＊비용편익률법 (BCR)

=> 모든 수입의 현재가치 / 모든 비용의 현재가치

＊투자수익율법 (ROI)

=> 투자기간의 연평균 수익/투자비

3. 프로젝트 정보 파악 및 수집

1) 효과적인 정보 수집

- 프로젝트 목표를 명확히 함

- 정보 수집 목적과 현재의 여건을 명확히 확인함

#정보 수집 목적 : 무엇을 알고자 하는가?

#정보 수집 범위 : 어디까지 수집해야 하는가?

#정보 소스 : 어디에 정보가 있는가?

#정보 수집 비용 : 어느 정도의 비용이 필요한가?

#정보 수집 기간 : 정보 수집에 어느 정도의 시간이 걸리는가?

#정보 수집 방법 : 어떤 방식으로 수집할 것인가? 

2) 자료 수집, 분석, 구조화시 고려 사항

- 프로젝트 자료 수집, 분석, 구조화시에는 프로젝트 요구사항은 무엇인지, 프로젝트와 관련된 주요 활동을 수행하는 사람은 누구인지,

프로젝트의 요구사항을 식별하고 해석하는데 도움이 되는 초기 팀을 조직했는지, 상위 수준의 업무를 분석하여 정했는지, 프로젝트 수행에 필요한 스킬이나 자원을 식별하였는지, 가능한 한 많은 위험을 식별했는지, 가능한 정확하게 예산과 일정을 추정했는지 등을 고려 해야 한다.

3) 프로젝트의 상황과 배경 파악

#선 : PM은 프로젝트 상황을 이해

- 프로젝트의 주변 상황을 파악, 이해

- 프로젝트 수행 이유

- 프로젝트는 기업의 목표, 전략, 조직, 제도 등에서 틀에서 행해짐

#후 : PM은 프로젝트 배경 파악

- 니즈 / 산출물 / 범위

- 니즈 :이 프로젝트를 수행하는 것은 조직에게 어떤 가치를 제공하는가, 이 프로젝트는 사업전략과 어떻게 관련되어 있는가,

  이 프로젝트를 성공적으로 추진하면 어떤 기회를 얻을 수 있는가, 이 프로젝트를 추진하지 않을 경우 어떤 위협에 처하게 되는가?

- 산출물 : 이 프로젝트를 통해 만들고자 하는 산출물은 무엇인가, 그 산출물이 제대로 만들어졌는지 아닌지에 대한 판별기준은 무엇인가,

  언제까지 만들어 내야 하는가, 이 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위한 핵심성공요인(KSF)은 무엇인가?

- 범위 : 이 프로젝트에서 다루어야 할 프로젝트의 범위는 어디부터 어디까지인가,

  프로젝트 팀이 가용할 수 있는 자원은 무엇이 있으며, 그 규모는 어느 정도인가,

  프로젝트 팀이 활동하는데 예상되는 장애요인이나 제약조건이 있다면 무엇인가,

  프로젝트 팀에게 특별히 요구하고 싶은 주문사항이 있다면 무엇인가

4) 고객의 요구사항 파악

#"고객의 요구를 정확히 파악" >> 프로젝트 전체 방향에 영향 미침

- 고객과의 충분한 의견 교환

- 고객의 요구사항 문서로 작성

- 고객의 요구사항을 프로젝트 요구사항으로 승인 받기

#프로젝트는 팀은 요구사항을 만족시키기 위해서 항상 매진할 것! (=PM의 상시 업무이기도 함)

#고객 : 프로젝트의 최종산출물(제품or서비스)을 승인하는 개인 또는 조직을 의미

ex) 신약 개발 >> 약을 처방하는 의사 / 약을 복용하는 환자 / 약값을 지불하는 보험업자 >> 모두 고객!

#고객 : 업무 수행의 결과물을 구매하는 존재

#사용자 : 결과물을 직접 이용하는 개인

5) 고객의 요구사항 파악 프로세스

#목표 고객 설정 >> 고객 요구 조사 >> 최종 산출물의 개발 방법 결정 >> 의사결정 절차 수립 >> 팀원/고객의 의사 소통 경로, 절차 개발 >> 쟁첨 해결을 위한 프로세스 개발 >> 고객과 일정 공유 >> 고객을 팀에 포함, 일정 역할 부여

#고객의 요구사항 조사

- 인터뷰 또는 설문지를 이용하여 조사한다

- 요구사항 파악을 위한 질문은 5W1H원칙을 이용한다

- 내용을 글로 정리한 후, 재확인하는 과정을 반드시 거친다.

6) 프로젝트 목표 설정

#무엇을(범위), 언제까지(일정), 수행하는 데 얼마나 많은 자원(비용)이 드는지 포함되어야 함

#일반적으로 S.M.A.R.T 기준에 의해 목표 설정

#Specific : 구체적이어야 함 ← 달성하고자 하는 것은 구체적으로 무엇인가?

#Measurable : 측정 가능해야 함 ← 목표 달성 여부를 어떻게 측정할 수 있는가?

#Attainable : 달성 가능해야 함 ← 이 목표는 달성 가능한 목표인가?

#Result-oriented : 주어진 예산, 시간, 자원의 범위에서 이루어질 수 있는 현실적인 것 ← 목표가 결과물 중심으로 표현되어 있는가?

#Time-based : 수행 기간이 명확하게 표현되어야 함 ← 언제 그 목표가 달성될 수 있는가?

#예시

7) 프로젝트 목표 설정 프로세스

#프로젝트 결과물 명세서 (POS) 개발

- 프로젝트의 목표 고객에게 무엇을 줄 것인가에 대한 간략하면서도 정확한 문장임

- 팀원들과 전체적인 프로젝트 목표에 대한 토의를 거쳐 개발

- 결과를 문서화, 공유하며 이러한 과정을 모니터링함

# 지원 기능 팀의 목표 수립

- 핵심 팀과 프로젝트 매니저가 지원 기능팀(부서, 부문)의 목표를 함께 정의

- 이런 목표는 각각의 지원 기능팀(부서, 부문)이 프로젝트 달성을 위해서 책임져야 하는 업무에 대한 진술문 형식으로 나타내는 것

- 지원 기능팀 목표 수립을 위해서는 목표에 대한 협의를 위해 지속적으로 의사소통 후 문서화하고, 과정을 공유

- 명확히 해야 하거나 협상이 필요한 이슈를 확인

- 목표 이탈 여부 모니터링

# 프로젝트 목표 설정 프로세스

- 설정된 목표가 고객의 요구와 일치하는지 확인하기 위한 검토가 필요

- 정기 혹은 비정기적인 회의에서 발생하는 차이점은 다시 재조정 단계 필요

- 제약된 계약 내용 및 프로젝트 관련 문서를 검토, 고객의 요구에 대해 이해

- 고객과 만나서 수행 : 요구사항, 차이점 조정, 목표 합의, 추가 동의 사항 확인

- 목표 이탈 여부를 모니터링 : 변경된 사항이 있다면 이에 대해 팀원과 재 공유 후 다시 고객과 합의

8) 프로젝트 과업에 대한 이해

#프로젝트 과업의 특성 파악

- 작업의 범위

- 복잡도

- 일정수립

- 예산추정

- 인력추정

#과업 이해를 위한 문서화

- 과거 프로젝트들과의 유사점과 과거 프로젝트들과의 차이점은 무엇인지?

- 프로젝트를 한 마디로 표현한다면?

- 프로젝트에 의해 영향을 받는 조직은 어떤 조직들이 있는지?

- 고객은 누구인지?

- 전체 프로젝트는 어떤 과업들로 구성되는지?

#과업 이해를 위한 확인사항

- 고객을 확인하고 프로젝트를 위해 고객의 활용 가능성을 확인

- 기술적이거나 정책적인 변화를 이해

- 조직 내에서 프로젝트 과업에 대한 의견 일치가 이루어졌는지 확인

- 조직 차원에서 프로젝트는 새롭고 고유한 것인지 파악

#WBS

- 업무의 전체 범위와 위계를 파악하는 것

- 수행 업무 범위의 위계쩍, 논리적 구조화 → 업무 범위 파악 용이

- 중복 업무, 빠진 업무가 없어야 함

4. 정리